發布者：曠遠集團
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近日，一則關于墨爾本洲際酒店“宴會取消，酒店卻拒不退錢！墨爾本公司一怒之下喊來了100個流浪漢”的新聞在酒店圈引起軒然大波，讀者紛紛表示這是本年度最棒的一次營銷，也有讀者表示，感受到了比夏天更加溫暖的真情。那么，在透過這些讓人溫暖、敬佩的場景之余，從專業角度來品評一下這條讓人感到近乎“冷血”的條款，不為誰辯護，只為客觀公正，或者，權當是帶給所有酒店同仁的牢騷一份。
墨爾本洲際酒店堅持要嚴格按照預定條款來執行，一周內取消宴會也要扣掉全款，這正是我們酒店在簽署團隊合同時的重要條款之一。接受團隊預定是一項復雜的工作，為了保障酒店和團隊方雙方的利益，一份完整有效的團隊合同必不可少，下面小編就為大家列舉幾項團隊合同中的重要條款，大家可以參照看看自己的酒店有沒有考慮周全呢？
1. 修改和取消政策
團隊用房、宴會會議和餐飲都需要提前針對人數作出安排，酒店應該在合同中明確規定各個時間節點的取消政策。
例如：提前30天可以修改或取消團隊整體用房數量的50%，提前15天可以修改或取消20%，提前7天可以修改或取消10%，提前3天至當天的取消和修改均需繳納取消費用。
如果不對團隊人數進行約束，出現預定100間但實際到店50間的情況，那酒店空出的房間不就損失了嗎？如果團隊可以提前確定最終人數/房間數，酒店也可以在入住日期來臨之前把剩余的房間售賣出去，減少損失。
2.修改機會
在商定團隊合同時，酒店不光需要與團隊方明確最終確定人數/房間數的時間點，還需要對一些細節的修改時間和次數做明確規定，比如到店日期，宴會菜單，房型，宴會擺臺等信息。這樣可以有效避免因多次修改而耗費的人力和時間成本。
3. 預備方案
有時團隊人數浮動較大，酒店需要提前與團隊方商討備用方案。比如訂200人的會議，留出20個備用座位，這樣可以更加靈活的應對突發狀況。
4. 預付金條款
團隊生意占用酒店資源較多，為了保障酒店利益，有時需要團隊方預付部分款項或者定金。預付金的多少和預付時間都需要提前列入團隊合同中去，以減少不必要的糾紛。
例如接受團隊預定時按預計消費金額的20％收取定金，入住前一周收取預計消費金額的50％預付金，在活動前共計預收70%。
5. 違約金條款
接受團隊預定可能產生散客被置換的風險，因此團隊合同的取消規則和違約金條款都是非常重要的自我保護手段。同時，違約金的收取比例應該與距離入住日期的遠近相關聯。
例如提前30天取消扣除20%違約金，提前15天扣除50%違約金，提前7天扣除70%，一周內不可取消。
當然了，上面幾項條款的制定還需要根據淡旺季的不同而適當調整。旺季可以嚴格一些，淡季可以放寬一些。
除了在繁瑣的團隊合同條款中對預定加以限制，其實在接受團隊之前酒店就應該慎重考慮要不要接受團隊預定。
我們可能有這樣的疑問：手頭上預定不多的時候，面對一單團隊生意，為什么要拒絕呢？
團隊置換研究的正是這個問題。雖然此時在手預定可能不高，但是團隊預定的是未來一個日期，這就需要我們的收益經理通過科學的數據分析手段以及市場需求趨勢對未來出租率進行預測。如果預測的出租率很高，那么接下這個團隊生意勢必要在未來拒絕掉一部分散客。
如果接下團隊，收益經理需要對比團隊總收入與被置換的散客收入，給出對酒店更為有利的團隊報價。團隊帶來的收入包括住宿、會議、餐飲等多方收益，需要乘以不同部門的利潤率再求和，得出團隊總收入。同理算出因為接下團隊而置換掉的散客預測收入。在與團隊進行談判的時候，收益經理應該通過這樣的團隊置換計算出酒店的底價，低于這個價格我們就需要好好考慮考慮，到底“要不要接”了。
團隊置換的計算很大程度上取決于散客需求預測的準確性， Revenue Plus以其獨有的數據科學，集市場需求和消費者行為大數據為一體，結合酒店小數據大大提高了預測的準確性。同時輔以專業的團隊置換計算模型，最大程度地簡化計算過程，幫助酒店更快判斷團隊的價值。
編者按：墨爾本洲際酒店嚴格的遵守了與團隊方簽署的合同條款，拒絕免費取消保護了自己酒店的利益。同時，又全力配合團隊方的愛心活動，不僅免費升級套餐招待流浪人士，還為兒童安排酒店參觀，提供機會讓他們學會謀生，處處體現酒店的關愛。作為酒店人士，我們給這樣的酒店點贊！（摘自眾薈）
